Omfattning

Det här manualen omfattar vår verksamhet och alla anställda är involverade i arbetet att ständigt förbättra manualens riktlinjer. Vi har sett till att manualen är ett vägledande verktyg för verksamheten.

Normativ hänvisning

Vi använder oss, som grundläggande element av standarden ISO 9001:2015 och ISO 14001:2015, men detta gör vi efter våra egna tolkningar anpassat till vår verksamhet. Till stöd använder vi oss av vårt eget branschanpassade material. Dessutom följer vi de lagar och förordningar som gäller för oss.

Termer och definitioner

Under terminologi så definierar vi de termer och fackuttryck som används i manualen. Vi har detta dokument för att de som läser manualen ska kunna förstå vad ett uttryck betyder. I grunden ska manualen vara skriven på vardagssvenska så dessa fackuttryck eller normer används bara om det anses nödvändigt.

Referens

Bilaga - Termer och definitioner

Organisationens förutsättningar

Att förstå organisationens och dess förutsättningar

Manualen är utformat för att leva upp till de krav som ställs på oss, dels från våra kunder och dels internt från företagets sida. För att få största möjliga nytta/värde av vår manual försöker vi involvera alla anställda i vårt förbättringsarbete. Det är viktigt för oss att ständigt hålla oss uppdaterade i olika frågor som berör oss som företag, utifrån våra egna förutsättningar och värderingar. Vi ska ständigt hålla oss ájour med vad som händer på marknaden och i vår omvärld som kan ha en inverkan på vår strategiska utveckling. Manualen speglar därmed vår verksamhet och hur vi arbetar gentemot våra kunder och underleverantörer. Manualen blir därmed till ett starkt stöd vid utveckling av vårt företag.

Att förstå intressenters behov och förväntningar

Det är viktigt för oss att ständigt hålla oss ájour med våra intressenters krav och förväntningar. Vi har därför tagit fram en lista över våra intressenter och deras behov och förväntningar och vad detta har för inverkan på vår manual. Denna lista ska årligen uppdateras. Vi är medlemmar i branschorganisationen (organisations namn) och får kontinuerligt information om vad som händer inom branschen genom möten, utbildningar och informationsbrev. Marknadsansvarig genomför vid behov marknadsundersökningar och skannar av marknaden. Det är också marknadsansvarig som genomför undersökningar av nöjda kunder.

Genom ovan nämnda aktiviteter håller vi koll på intressenters krav och förväntningar. Viktig information såsom nya lagar, nyheter inom branschen etc. ska kontinuerligt förmedlas till berörda medarbetare. Det är viktigt för oss att uppfylla de krav som ställs på oss. Därför har vi tagit fram en lista över våra intressenter och vilka behov och förväntningar dessa kan ha. Denna lista har vi tagit hänsyn till när vi utformat vår manual.

Tabell Intressenter

Denna lista ska uppdateras årligen. Notera att alla behov och förväntningar inte innebär bindande krav när vi utformar vår manual.

Ledningssystemets omfattning

Manualen innehåller all den information och de hänvisningar som omfattar verksamheten i sin helhet och avser att vägleda medarbetarna i arbetet för att uppnå bästa möjliga prestanda. Vid våra möten arbetar vi med att ständigt förbättra vår prestanda, manualens riktlinjer och kvalitets och miljöpåverkan. Detta har vi gjort i samband med godkännandet av dokument 4.1 och 4.2. Manualen omfattar hela Ecosure Sverige ABs verksamhet.

Ledningssystemet och dess processer

Vid våra möten arbetar vi med att ständigt förbättra vår prestanda, manualens riktlinjer och kvalitets och miljöpåverkan. Manualen ska ständigt hållas aktuellt och vara ett verktyg för våra medarbetare i det dagliga arbetet. Underlag som används vid våra möten samt protokoll ifrån dessa ska sparas enligt vår förteckning för redovisande dokument.

Referens

Processbild kvalitets- och miljöledningssystem

4.4.1 Processbild ledningssystem

Ledarskap

Ledarskap och åtagande

Allmänt

Företagsledningen har också det yttersta ansvaret för att det kontinuerliga kvalitets- och miljöarbetet fungerar optimalt i hela verksamheten.

Det innebär att företagsledningen varje år:

• • ser över våra policyer för kvalitet och miljö

  • sätter upp kvalitets- och miljömål som verksamheten skall eftersträva att uppnå

  • beslutar hur vi ska följa upp vår kundtillfredsställelse och överträffa kunders förväntningar

  • bestämmer vilka leverantörer/underentreprenörer som vi ska anlita

  • ser till att inkomna avvikelser, reklamation och förbättringsförslag leder till förbättringar inom arbetssätt, dokumentation och resultat gentemot kund

Detta kan göras i samband med mötet ledningens genomgång eller kontinuerligt under året.

En företagskultur som leder till förbättringar

Alla som har en ansvarsroll i företaget ska vara ett föredöme när det gäller kvalitets- och miljöarbete. Detta kan man visa på olika sätt t ex genom att man engagerar våra medarbetare i kvalitets- och miljöarbetet och är lyhörda för våra medarbetares synpunkter. För att visa vårt engagemang så deltar vi i möten som har en betydelse för medarbetarnas motivation och för vårt kvalitets- och miljöarbete t ex personalmöte, säljmöte eller produktionsmöte.

Arbetssätt och riktlinjer

Företagsledningen ansvarar för att risker minimeras när våra verksamhetsprocesser utarbetas och att vårt arbetssätt lever upp till de krav som ställs på oss från marknaden. Företagsledningen skall tydligt uppmärksamma medarbetare vilken kvalitetsnivå som krävs i arbetsutförande. Därför har vi tydliga direktiv och målsättningar i manualen för alla.

(om detta finns, hänvisa till egenupprättade riktlinjer eller policyer)

• Rutin för mottagande av kundförfrågan

• Rutin för provplanering

• Rutiner för provtagning

• Rutiner for klassificering av massor

• Rutiner för rapportering

Kundfokus

Att förstå vad kunden vill ha och att de kommer att ha nytta av våra tjänster och vad som kännetecknar ett värde är avgörande. Grunden i informationen är ett hårt arbete som vi har byggt upp genom åren. Den informationen och tillsammans med intressentens krav är ett avgörande för att de ska välja oss som en leverantör. Även om vi har denna kännedom så är det viktigt att den som handhar kundkontakten följer upp utvecklingen både hos kunden och vad som sker på marknaden. Det underlag som vi har och det vi tar reda på från intressentens krav presenterar vi förslag till intressenten som är ett avgörande för att de ska välja oss som en leverantör.

5.2 Kvalitets- och miljöpolicy

Kvalitetspolicy

Vi ska göra allt vi kan för att tillgodose våra kunders krav och önskemål vid varje enskild order. Våra kunder ska kunna lita på att de får rätt produkter av god kvalité på utsatt leverans datum. Vi står till kundens förfogande med hög serviceanda och specialkunskap.

Alla medarbetares kompetens och engagemang är en förutsättning för att vi ska nå våra uppsatta mål. Därför erbjuder vi våra anställda kontinuerlig utbildning samt en säker och stimulerande arbetsmiljö.

För att ytterligare öka företagets anseende, konkurrenskraft och lönsamhet är det nödvändigt att kvalitetstänkandet genomsyrar hela organisationen. Var och en i organisationen ska ha kunskap om, att det endast är dennes beslut och handlande som påverkar kvaliteten på vårt arbete och våra tjänster, och att vi ständigt måste arbeta med att förbättra oss.

Detta innebär att:

1. Vi eftersträvar goda och långsiktiga relationer med våra kunder

2. Vi ständigt arbetar med att förbättra och utveckla produkter, manualens processer.

3. Vi sätter alla kunder, såväl interna som externa, i centrum för vårt agerande.

4. Vi strävar efter 0-fel i alla våra åtaganden gentemot våra kunder.

5. Uppträda ärligt och seriöst mot våra kunder och övriga intressenter.

6. Kompetenta och medvetna medarbetare som känner till betydelsen av sina insatser för helhetsresultat och totalkvalitet,

7. Genom en välutbildad, engagerad och flexibel personal.

8. Genom att ständigt förbättra kvalitetssystemet och följa upp kvalitetsmål.

9. Genom att lyssna på kundernas önskemål och behov.

VD

.....................................................

Miljöpolicy

Vår verksamhet skall styras av ett aktivt miljöengagemang och ständiga förbättringar. Målet med vårt miljöarbete är att miljöhänsyn skall tas i alla beslut i organisationen och att verksamheten inriktas mot minsta möjliga miljöpåverkan och förebygga föroreningar. Vi ska vara väl insatta i tillämplig miljölagstiftning och säkerställa att den följs. Det är företagsledningen och alla medarbetares gemensamma ansvar att denna miljöpolicy följs.

Vi skall

1. ersätta eller erbjuda ett miljöanpassat alternativ till alla miljöpåverkande produkter då det är möjligt

2. använda förpackningsmaterial som är återvinningsbart och som vid tillverkningen har så lite miljöpåverkan som möjligt

3. förbättra hushållningen med material och energi samt tillse att alla restprodukter lämnas till återvinning då det är möjligt

4. i första hand använda oss av entreprenörer som aktivt satsar på miljön, samt påverka samtliga leverantörer att använda förpackningsmaterial som är miljövänligt och återvinningsbart

5. öka personalens kompetens i miljöfrågor genom utbildning

6. verka för en arbetsmiljö som främjar trivsel, inflytande, personlig utveckling och säkerhet inom alla områden.

Denna miljöpolicy skickas till kunder som efterfrågar den, samt finns att läsa på vår internetsida och därmed är den lätt tillgänglig för allmänheten.

VD

...........................................

5.2.1 Upprättande av policy

Det är företagsledningen som ansvarar för att kvalitets- och miljöpolicy upprättas och att denna ständigt hålls aktuell och är väl anpassad till vår verksamhet.

5.2.2 Kommunikation av policy

Alla våra medarbetare ska känna till och arbeta efter vår kvalitets- och miljöpolicy. Informationen ska ges i samband med introduktionsutbildning, personalmöte och den ska hållas tillgänglig och är aktuell i vår manual samt på vår hemsida. Hänvisning till vår kvalitets- och miljöpolicy kan göras då detta anses lämpligt t ex i samband med offertlämnande.

5.3 Roller, ansvar och befogenheter inom organisationen

I våra befattningsbeskrivningar framgår ansvarsfördelningen inom vårt företag. Respektive ansvarig ska se till att mål och policy uppfylls och att manualen därmed tillämpas och används korrekt i hela (Företagsnamn) verksamhet. Varje medarbetare har ett eget ansvar att aktivt medverka i arbetet med kvalitet och miljö samt att medverka till omedelbar rapportering av brister och avvikelser. Alla tjänster i verksamheten skall beskrivas genom en befattningsbeskrivning.

Företagsledning

Företagsledningen består av VD och de chefer som ingår i ledningsgruppen. Ledningsgruppen ansvarar för att kvalitets- och miljöarbetet fördelas inom hela verksamheten. Respektive ansvarig skall säkerställa att dennes medarbetare har förstått sin roll och vad de förväntas inbringa till företagets verksamhet.

Dokumentation

Befattningsbeskrivningar förvaras i mapp ________________________.

6 Planering

6.1 Åtgärder för att hantera risker och möjligheter

6.1.1 Åtgärder för att hantera risker och möjligheter

Vi ska vara lyhörda och hålla oss ajour med vad som händer på marknaden för att kunna förebygga risker och för att kunna arbeta med och utnyttja de möjligheter vi hittar på marknaden.

Detta gör vi genom att ta fram en miljöutredning samt SWOT-analys. SWOT-analys ska årligen samt vid behov uppdateras för att identifiera nya risker och möjligheter. Utifrån vår framtagna SWOT-analys ska vi åtgärda och bearbeta de risker och möjligheter vi har identifierat. Detta ska vi göra genom att, vid behov, upprätta en handlingsplan på processnivå. Handlingsplanen ska ta upp planerade åtgärder, ansvarig person och när det ska vara åtgärdat.

Dokumentation

Aktivitetsplan förvaras i mapp _________________________.

SWOT-analys förvaras i mapp _________________________.

Referens

SWOT-analys

Miljöutredning

6.1.2 Miljöaspekter

I miljöutredningen har det framkommit att följande produkter och material har den största miljöpåverkan i vår verksamhet. Vi har sedan gjort en rangordnad lista på i vilken ordning vi anser respektive produkt har största miljöpåverkan.

Då vi tar beslut om miljömål sker detta inte efter rangordning i listan över miljöaspekter utan detta är beslut som tas i ledningens genomgång där hänsyn också tas till om målen är ekonomiskt försvarbara att genomföra.

1. ..........................

2. ..........................

3. ..........................

4. ..........................

5. ..........................

6. ..........................

De identifierade miljöaspekterna är resultatet av den miljöutredning som gjorts. En avstämning av miljöaspekterna sker en gång per år, ny riskbedömning görs vart tredje år, så att miljöarbetet kan koncentreras på de områden som har betydande miljöpåverkan. Då verksamheten utökas eller på något annat sätt förändras så att detta medför nya miljöaspekter, kvalitets- och miljöansvarig ansvarar för att dessa kommer in vid den årliga uppdateringen.

Dokumentation

Miljöutredning förvaras i mapp _________________________.

6.1.3 Bindande krav

De lagar som framkommit i miljöutredningen och som beslutats vid senaste ledningens genomgång ska finnas förteckning över lagar. För att planera vår verksamhet och våra miljöaktiviteter med hänsyn till gällande lagar och krav ansvarar (Medarbetare) för en kontinuerlig bevakning av nya lagar samt tillägg och förändringar till redan identifierade lagar.

Gällande lagar och andra krav

För uppdatering av regler och krav som berör vår verksamhet skall kontroll ske via Internetsidor genom lagförteckning. Detta ska speciellt beaktas vid årsskiftet och halvårsskiftet då de flesta lagar tillkommer eller ändras. Vid informationstillfällena håller kvalitets- och miljöansvarig information om de förändringar som sker med miljölagstiftningen.

Uppdatering av lagar och andra krav

Kontroll av nya lagar sker främst vid årsskiftet och halvårsskiftet men sker även fortlöpande under året. Vid eventuella förändringar informeras berörda och listan över lagar uppdateras.

Förändring av verksamheten

Kvalitets- och miljöansvarig ansvarar för att bevaka om förändringar i verksamheten innebär att nya lagar och andra krav måste iakttas och arbetas in i miljöledningsarbetet. Ändringar i verksamheten kan vara av typen, ombyggnation, ändrade processer. För nya produkter har också inköpsansvarig ett ansvar att bevaka att dessa inte berörs av nya lagar och tillstånd.

Lagefterlevnad

Vi ska utvärdera om lagarna följs. Detta ska vi göra en gång per år. Kontroll av lagefterlevnad kan göras i samband med interna revisioner, skyddsrond och vid ledningens genomgång. Utvärdering kan även göras vid uppdatering av lagarna vilket görs fortlöpande under året.

Dokumentation

Förteckning över lagar och andra krav förvaras i mapp _________________________.

6.1.4 Planering av åtgärder

Rutinen beskriver vi hur ett åtgärdsprogram formas och följs upp för kvalitets och miljömål på (Företagsnamn)

Ansvar

Miljöledningsprogrammet arbetas fram av företagets kvalitets- och miljöansvarig. Det är företagets ledning som ansvarar för att fastställa programmet. Arbetet med att följa upp handlingsplanen sker i företagets ledningsgrupp, detta beskrivs i dokumentet styrelsens genomgång.

Målkort

I målkort uttalas ett åtgärdsprogram med tider, resurser och ansvariga. Målkort omfattar alla de kvalitets och miljömål som företaget uttalat och fastställt. Varje åtgärdsprogram är utformat på ett sådant sätt att spårbarhet finns från aktuella mål och innehåll i kvalitets och miljöpolicyn samt de mål företaget uttalat.

6.2 Kvalitetsmål och miljömål – planering för att uppnå dem

Planering av verksamheten och dess efterlevnad sker genom att aktivitetsplan används som underlag för tidsplanering och uppföljning. Här anges aktivitet, vem som ansvarar för aktiviteten samt under vilken månad eller annan tidsangivelse där aktiviteten ska följas upp. Genom dessa schemalagda aktiviteter säkerställs att alla väsentliga mål, behov och krav lyfts fram, tillgodoses och genomförs. Beslut av aktivitetsplan tas på ledningens genomgång varje år.

6.2.1 Kvalitetsmål

Varje år arbetar företagsledningen fram ett eller flera mål för verksamheten. Kvalitetsmålen överensstämmer med vår kvalitetspolicy och dess viljeinriktning. Våra kvalitetsmål skall vara mätbara och det skall tas fram en handlingsplan för varje kvalitetsmål som vi beslutar om. Den som blir utsedd för att ta hand om kvalitetsmålens ska presentera en handlingsplan för hur man ska uppfylla kvalitetsmålet.

I handlingsplanen skall följande framgå:

· varför kvalitetsmålet sattes upp

· kvalitetsmålsättning

· genomförande

· mätning

· tidsplan/resultatrapportering

· ansvarsfördelning

· resurstilldelning

Uppsatta kvalitetsmål måste vara realistiska samt ekonomiskt försvarbara att genomföra.

En större uppföljning av kvalitetsmål sker minst årligen i samband med ledningens genomgång.

Dokumentation

Handlingsplan kvalitetsmål förvaras i mapp _________________________.

Referens

Handlingsplan

Ledningens genomgång

Kvalitetspolicy

6.2.2 Miljömål

Varje år arbetar vi fram ett eller flera förslag på miljömål. Beslut om vad som blir ett miljömål eller inte avgörs efter en utvärdering om förslaget har någon positiv miljöpåverkan i verksamheten och är realistisk. Grunden i miljömålen ska vara en förbättring för miljön och att miljömålet är ekonomiskt försvarbart att genomföra. Den som blir utsedd för att ta hand om miljömålens genomförande ska också presentera i en skriftlig form hur detta ska genomföras i praktiken innan ett beslut kan tas av företagsledningen.

Övergripande verksamhetsmål

1. Vi ska minska energianvändningen

2. Vi ska ha miljöval

3. Vi ska minska vår pappersförbrukning

4. Vi ska fortsätta följa upp våra tjänsteresor

Detaljerade miljömål

1. Samordna tjänsteresor med bil för att spara in på onödiga körningar

2. Minska råvaruförbrukning genom att öka användandet av Elektronisk e-faktura

3. Minska råvaruförbrukning genom att öka användandet av Elektronisk offert

Dokumentation

Handlingsplan miljömål förvaras i mapp _________________________.

Referens

Handlingsplan

Ledningens genomgång

Miljöpolicy

6.3 Planering av förändring

Ändringar i manualen, sker fortlöpande när nya beslut angående kvaliteten/miljön i verksamheten tas på processmöten. Företagsledningen ser till att det tilldelas tillräckliga resurser för att kvalitets och miljöarbetet ska kunna fungera optimalt.

Referens

Aktivitetsplan

7 Stöd

7.1 Resurser

7.1.1 Allmänt

Kvalitets- och miljöansvarig ser fortlöpande över att vi har de resurser som krävs för att kunna genomföra våra jobb med gott resultat och uppfylla krav från våra kunder. Analysen ska omfatta både materiella resurser samt personal. Det nuvarande utbildningsbehovet, samt de närmaste årens behov skall diskuteras med berörda och dokumenteras och sedan kontinuerligt följas upp och vid behov revideras. Eventuella planer på ökade investeringar i lokaler, verktyg, externa tjänster och nyrekrytering skall redovisas när idéerna kommer upp och behandlas i ledningens genomgång.

Referens

Ledningens genomgång

7.1.2 Personella resurser

Medarbetarnas insatser är av mycket stor vikt för att manualen och dess processer ständigt förbättras och fungerar effektivt. Därför måste medarbetarna ha den kompetens för sina arbetsuppgifter som krävs. Behövs det extra utbildning ser vi till att personen får detta för att kunna uppfylla sina arbetsuppgifter. Dessutom ser vi till att personalen hålls välinformerad om verksamheten och dess förändringar som berör deras arbetsuppgifter. Denna information kommuniceras fortlöpande till berörda medarbetare.

7.1.3 Infrastruktur

Vår lokal är placerad i (Ort) i närheten av väg (......) vilket gör att vi har goda transportmöjligheter. Vår lokal består av en huvudbyggnad med en kontorsdel och garage, lager samt allmänna utrymmen.

Bild på företaget (från t ex Google eller egen bild)

Vi äger själva vår lokal som är utrustad med (larm och kameraövervakning).

Vår lokal värms upp med (typ av värme) som sedan sprids i lokalen.

IT-underhåll och backup sköts av ett (Företagsnamn).

Länk till adressen via (Google maps eller Eniro)

7.1.4 Processmiljö

Vi har en modern lokal där belysning, ventilation och övriga arbetsmiljöfaktorer är beaktade. Detta bidrar till en behaglig miljö för våra medarbetare. De utrymmen som våra medarbetare vanligtvis rör sig i är uppvärmda och samtliga utrymmen har en god belysning. Här finns goda duschmöjligheter, bastu och gemenskapsutrymmen. Alla medarbetare har tillgång till arbetskläder, skyddsskor, handskar, plåster och ögontvätt mm. Det är viktigt att vår processmiljö är så god som möjligt för att nå bästa möjliga kvalitet. Samtliga anställda omfattas av företagets företagshälsovårds avtal med (Namn på företagshälsovård). Det finns idag inga krav på anpassning av lokalen för att uppfylla kvalitetskraven på våra tjänster eller produkter.

Personal

Medarbetarnas fysiska och psykosociala arbetsmiljö är högt prioriterad. Vi motverkar ohälsosam och ojämn arbetsbelastning, diskriminering, kränkande särbehandling och mobbing. Vi prioriterar en säker och stimulerande arbetsmiljö och därför ser vi till att rotation är planlagt vid monotona arbetsmoment. Vi uppmuntrar alla anställda att utföra fysiska aktiviteter (t ex med subventionerade gymkort).

Referens

Underhållsschema för maskiner, skyddsrond, brandkontroll, arbetsmiljölagen

Arbetsmiljöverket

(Här kan man också länka till ev. rutiner för kränkande särbehandling, jämställdhetsplan, arbetsmiljöpolicy etc.)

7.1.5 Resurser för övervakning och mätning

7.1.5.1 Allmänt

De mätinstrument vi använder i vår verksamhet finns i förteckning över mätinstrument.

Det är viktigt att dessa instrument visar korrekta resultat och därför köper vi in tjänsten för kalibrering av dessa så vi säkert vet att de fungerar korrekt.

Referens

Serviceavtal med kalibreringsföretag

7.1.5.2 Spårbarhet och mätning

Allmänt

De mätinstrument vi använder i vår verksamhet finns i en förteckning över mätinstrument.

Anskaffning

Om vi köper in ny mätutrustning och denna saknar certifikat om att den är kalibrerad, skall utrustningen kalibreras innan användning.

Hyrda mätinstrument

Samtliga mätinstrument hyr vi in och då får vi också tillgång till kalibreringsprotokoll för det aktuella instrumentet så vi säkert vet att det fungerar korrekt.

Uppmärkning

Mät- och övervakningsutrustning ska märkas upp med unikt nummer.

Kalibrering och kalibreringsprotokoll

Efter genomförd kalibrering tillhandahålles kalibreringsprotokoll från kalibreringsföretag. Kalibreringsprotokoll sparas digitalt i mappen ________________.

Kalibreringsintervall

Mät- och övervakningsutrustning skall kalibreras enligt upprättat schema. Kalibreringsföretag kontaktar oss när det är dags för kalibrering. Vi har en kalibreringsplan som ska följas. Utsedd person kontrollerar att kalibrering genomförs enligt planen.

Icke godkänd mätutrustning

Om mätutrustning skadas eller använts på olämpligt sätt skall den kalibreras innan fortsatt användning får ske. Utsedd person kontaktar kalibreringsföretag. Om kalibreringsresultatet blir utanför tillåten avvikelse skall utrustningen repareras och genomgå ny kalibrering. Uppnås inte godkänt resultat skall utrustningen kasseras.

Hantering och förvaring

Mätutrustning skall förvaras på avsedd plats så att den skyddas mot ogiltiga justeringar och att den inte skadas eller används av obehörig.

7.1.6 Organisationens kunskap

Det är viktigt för oss att förvalta våra kunskaper på ett bra sätt. Detta gör vi bl a genom internutbildningar så att vi kan dra nytta av varandras erfarenheter och kunskaper.

Inköpsansvarig och produktionsansvarig ska kontinuerligt delta vid våra viktiga och största leverantörers informations- och utbildningsträffar för att utbildas och få information om de produkter vi köper in och nyheter som är på gång.

Vi ska vara lyhörda för nya trender och möjligheter som dyker upp på marknaden. Vi ska se till att vi har eller skaffar oss den kunskap som behövs vid förändringar i verksamheten.

Erfarenhetsåterföring

Vi följer upp våra projekt och utvärderar vad som gick bra och vad som gick mindre bra för att kunna lära oss och använda oss av detta för våra framtida projekt. Vi tar också tillvara på nyttig information och synpunkter från våra kunder/leverantörer för att kunna förbättra kvaliteten på våra tjänster och produkter.

7.2 Kompetens

Introduktionsutbildning

För introduktionsutbildning för nyanställda, vikarier eller från bemanningsföretag så de gå genom vår introduktions utbildning. Till denna hjälp använder vi vår introduktion pärm som innehåller allt från förstadag till medarbetaren är i det praktiska arbetet. Denna introduktionsutbildning får varje ny medarbetare signera att de har genomgått.

Medarbetarsamtal

Medarbetarsamtal för varje anställd genomförs minst en gång om året och dess material är sekretessbelagt. Det är sedan företagsledningen som ska fatta beslut om eventuella utbildningar.

All information om medarbetarsamtalet finns i personalpärmen.

Utvecklingsplan

Kvaliteten står direkt i relation till våra insatser och vår kunskap, därför satsar vi på att medarbetarna ska få kontinuerlig utbildning för sina arbetsuppgifter. Vi utbildar varandra i första hand internt. Vi använder oss av en utvecklingsplan för att planera in våra utbildningar samt kompetensutveckling.

Utbildning

För all utbildning som görs externt ska en uppföljning göras. Själva rapporten ska skapas vid varje enskild extern utbildning. Detta ansvarar respektive person för själv och rapporten ska lämnas över till företagsledningen för utvärdering. Övrig intern utbildning/information ska ske på våra morgonmöten. Detta ska också vara med i ledningens genomgångs protokoll.

Introduktionsutbildning förvaras i mapp _____________________-

Utvecklingsplan förvaras i ______________________.

Utvärdering av utbildning förvaras tillsammans med respektive medarbetares utvecklingsplan.

7.3 Medvetenhet

Alla medarbetare skall informeras om vårt kvalitets- och miljöarbete. Vid nyanställning informerar vi om:

· Kvalitets- och miljöpolicy

· Kvalitets- och miljömål

· Förbättringsarbete såsom avvikelsehantering & förbättringsförslag

· Varför vi arbetar med ISO 9001:2015 & ISO 14001:2015

Alla anställda skall kontinuerligt få uppdateringar kring hur vårt förbättringsarbete fortskrider. Detta sker normalt på våra personalmöten eller efter ledningens genomgång.

7.4 Kommunikation - intern och extern

Vi har goda kommunikationsmöjligheter inom företaget och därför kan vi undvika att det hålls inne med information som ska förmedlas vidare. Vi håller kontinuerligt personalmöten där information rörande företaget meddelas. Kommunikation sker främst via samtal personer emellan men även genom e-post och telefon. Vid våra månadsmöten/informationsblad tar vi upp viktiga saker som berör våra olika ändringar, nya kunder mm, och eventuella problem samt förändringar och förbättringar som vi borde införa i vår verksamhet.

Extern kommunikation

Skulle vi av någon anledning behöva informera allmänheten, myndigheter etc. så sker detta skriftligt. Kvalitets och miljöpolicyn läggs ut på vår hemsida. Utöver dialog med kunder så sker vår externa kommunikation genom vår marknadsföring och genom vår hemsida.

Myndighet

Företagsledning och berörda medarbetare ansvarar för kontakter med myndigheter inom kvalitets och miljöområdet.

Kunder och leverantörer

Kunder eller leverantörer som inte är anställda i (Företagsnamn) ska ha den kunskap om (Företagsnamn) kvalitets och miljöarbete som framgår krävs för att dessa inte ska orsaka större kvalitets eller miljöpåverkan. Ansvarig att informera om gällande rutiner är den medarbetare som köper tjänsten eller tecknar avtalet.

(länka till hemsida)

7.5 Dokumenterad information

7.5.1 Allmänt

Manualen innehåller all den information och de hänvisningar som omfattar vår verksamhet i sin helhet och avser att vägleda medarbetarna i det dagliga arbetet för att nå bästa möjliga resultat. Därför är det viktigt att vår manual alltid är aktuell. Revideringar, det vill säga ändringar i manualen, görs fortlöpande när det tas nya beslut angående kvaliteten och miljön i vår verksamhet. Vi hanterar manualen i Word-format. Vilken dokumenterad information som ska sparas en viss tid eller arkiveras framgår i manualen under respektive rubrik. I första hand ska allt material sparas digitalt.

Manualen sparas i mappen ________________.

7.5.2 Skapande och uppdatering av dokumenterad information

När förändringar sker i kvalitetsmanualen skall följande personer godkänna och granska de förändringar som gjorts.

I sidfoten ska denna information finnas:

Vem som har godkänd manualen

Vem som har granskad manualen

Datum för godkännande av manualen

Vilken version är manualen

7.5.3 Styrning av dokumenterad information

På servern finns det en behörighetsnivå som styr vem som får hantera dokumenten på servern. Kvalitets- och miljöansvarig ansvarar för att dokument i och utanför manualen, uppdateras och byts ut vid revideringar om inget annat anges i manualen eller på det berörda dokumentet. Vi har en utskriven manual i (t ex. verkstaden, lunchrummet) som alla medarbetare har tillgång till. Det skall tydligt framgå att den utskrivna manualen är en kopia och att den rätta versionen hanteras på servern.

Kvalitets- och miljöansvarig ansvarar för att den utskrivna kopian ständigt hålls aktuell.

7.5.3.1 Förteckning över redovisande dokument

De dokument som har ett resultat att visa för kund, för oss eller andra berörda parter ska finns beskrivna i en tabell. I kolumnen tidsrymd anger vi hur länge som ett dokument måste arkiveras. Kolumnen förvaringsplats anger var man kan hitta den aktuella dokumenttypen. Genomgång och utsortering hanteras av dem som skapar respektive dokument. I första hand ska allt material sparas i form av digitala media och i andra hand som ett fysiskt pappersdokument.

8 Verksamhet

8.1 Planering och styrning av verksamheten

(Ansvarig) för produktionen ska se till att produktionen, en av de processerna i vårt företag, sker under styrda förhållanden för att säkerställa att våra tjänster/produkter motsvarar de krav som ställs på oss. Verksamheten skall planeras och beredas för en styrd och störningsfri produktion och leverans.

Ansvar

(VD) har det övergripande ansvaret för att planera och bereda de aktiviteter som säkerställer ett effektivt utnyttjande av vår produktionsanläggning samt skapar förutsättningar för att utförandet av våra produkter/tjänster får rätt kvalitet och levereras i rätt tid. (VD) ansvarar för att all personal inom utförande processen följer de riktlinjer som ges i denna manual. I övrigt har produktionsansvarigt ansvar och befogenheter som dokumenterats i dennes befattningsbeskrivning.

Produktionsplanering

En god planering är av vikt för att säkerställa det operativa genomförandet av produktionsprocessen på ett störningsfritt sätt, med rätt kvalitet vid utsatt tidpunkt. Samverkan med övriga funktioner i företaget är avgörande för att tjänsten/produkten till alla delar skall svara mot specifikationen.

Planeringen skall också medge snabba och korrekta besked till kunden och när tjänsten/produkten blir klar eller när ett ändrat/nytt behov kan tillgodoses. Lägesredovisningar och resultatmätningar skall avges till kund och/eller i den utsträckning som anges i uppgörelse med den enskilde kunden och i överenskommelse med oss.

Arbetsinstruktioner

Utöver de krav på arbetsinstruktioner som ges allmänt i samband med befattningsbeskrivningarna för den personalen, kan särskilda instruktioner förekomma i enskilda fall då sådana krävs för en rätt genomförd tjänst/produkt. Dessa instruktioner ska dokumenteras och arkiveras.

Utbildning

Den kanske viktigaste förutsättningen för att vi ska göra rätt från början är att varje medarbetare har fått den utbildning som erfordras för att utföra arbetsuppgifterna.

8.2 Krav avseende produkter och tjänster

8.2.1 Kommunikation med kund

Den vanliga arbetsgången ska inledas med att kunden inkommer med en förfrågan som vi analyserar om förfrågan är intressant. Skulle underlag som vi får in är otydligt eller om det saknas information ska kompletteringsmaterial inhämtas från kund/intressent innan ett beslut kan tas.

8.2.2 Bestämning av krav på produkter och tjänster

Innan vi lämnar en offert så ska vi analysera och utvärdera att vi har resurser att uppfylla kundens förfrågan.

8.2.3 Granskning av krav på produkter och tjänster

Innan vi lämnar offert så ska vi säkerställa att vi granskat varje förfrågan och de krav på produkt och tjänst som vi tänkt offerera. Vi använder oss av offertmallar för att säkerställa att vi inte missar att granska viktiga krav.

Vid större förfrågningar ska det även göras en (Kalkyl) innan vi lämnar offert.

Offerter förvaras i mappen _____________________-

8.2.4 Ändringar av krav på produkter och tjänster

Sker en ändring i ett avtal som är överenskommen mellan oss och kund skall vi dokumentera dessa och förvara i ________________________. Alla ändringar ska informeras utan dröjsmål till berörda medarbetare. All dokumentation från genomgång, ändringar och tillägg, skall bevaras så att den klart refererar till det aktuella avtalet. Dokument arkiveras i kundens övriga handlingar.

Referens

Offert, kundens underlag

8.3 Konstruktion och utveckling av produkter och tjänster

8.3.1 Allmänt

Syftet med rutiner för konstruktionsstyrning är att nya och ändrade befintliga produkter uppfyller alla uppställda krav såväl från kund som interna. Konstruktionsstyrning omfattar de produkter för vilka vi har konstruktionsansvar. Rutinerna omfattar förloppet från mottagande och bedömning av konstruktionsunderlag fram till produktionsplanering samt behandling av eventuella ändringar.

8.3.2 Planering av konstruktion och utveckling

Kundförfrågningar, egna idéer och produktutvecklingsförslag på produkter för vilka vi har konstruktionsansvar lämnas till konstruktionsansvarig för planering och en första bedömning av underlag samt kontroll av att krav på produktsäkerhet och ansvar samt att eventuellt gällande författningskrav kan uppfyllas.

8.3.3 Underlag för konstruktion och utveckling

Då en ny produkt skall tas fram eller en befintlig produkt skall ändras, finns det från början en del grundkrav på till exempel funktion och design som skall uppfyllas. Dessa krav, från kund eller intern produktutveckling, utgör grunder för kravspecifikationen.

8.3.4 Styrning och kontroll av konstruktion och utveckling

Kravspecifikationen utgör grunden för konstruktionen. I tillägg till denna tas tekniska tilläggsdokument fram för fullständig konstruktionsspecifikation. Löpande under konstruktionsfasen testas och kontrolleras att resultatet stämmer överens med kravspecifikationerna.

8.3.5 Resultat av konstruktion och utveckling

Ritningar och eventuell prototyp verifieras av konstruktionsansvarig för att säkerställa att specificerade krav uppfylls. I de fall konstruktionen främst styrs av kundens krav och önskemål, visas prototyp för kund under tillverkningsfasen och/ eller innan slutgiltig utformning verifieras.

8.3.6 Konstruktions- och utvecklingsändringar

Ändringar som uppstår under arbetets gång godkänns av konstruktionsansvarig innan de genomförs. Ändringar noteras på checklista och övriga berörda underlag. Förslag på förbättringar eller under tillverkning identifierat behov av förändring i befintliga produkters konstruktion dokumenteras. Rapport lämnas till konstruktionsansvarig som bedömer och godkänner ändringar i befintliga konstruktioner.

Dokumentation

Dokument från konstruktionsgenomgångar förvaras tillsammans med offert i offertpärmar eller i pärm/mapp märkt med konstruktionsprojekt.

8.4 Inköp – styrning och kontroll av externt tillhandahållna processer, produkter och tjänster

8.4.1 Allmänt

Vi försöker att koncentrera våra inköp till redan befintliga leverantörer, för att försöka hålla ner antalet leverantörer i vår verksamhet. Detta gör att vi kan påverka och ställa höga krav på våra leverantörer, när det gäller pris, kvalité och rimlig leveranstid. Alla större och betydelsefulla leverantörer måste genomgå en utvärdering innan de godkänns som leverantörer. Därefter genomför vi årligen en bedömning av utvalda leverantörer.

Leverantörsbedömning

Utöver den kontinuerliga kontakten med våra leverantörer så genomför vi även en leverantörsbedömning på de leverantörer som har en påverkan på vår produkts slutgiltiga kvalitet.

Utvärderingen genomförs en gång per år men kan vid behov genomföras oftare om en leverantör inte lyckas hålla den kvalitetsnivå som vi kräver. Det är upp till företagsledningen att inför varje leverantörsbedömning ha fattat ett beslut rörande vilka leverantörer som anses som större och viktiga och som därmed ska genomgå en leverantörsbedömning. Leverantörsbedömningen görs dels på leverantörens praktiska förmåga, till exempel deras förmåga att leverera i tid, med rätt kvalitet, rätt produkter och utifall de är behjälpliga samt tillmötesgående.

Leverantörsbedömningen görs genom att vi bedömer och poängsätter leverantörerna efter följande kriterier:

1. Produkt

2. Leveranssäkerhet

3. Prisnivå

4. Reklamationer

5. Servicenivå

Sammanfattning över leverantörsbedömningen skrivs och resultatet presenteras på ledningens genomgång. Efter genomförd leverantörsbedömning uppdateras, vid behov, vår lista över godkända leverantörer.

Dokumentationen sparas i mappen _____________________.

8.4.2 Typ av omfattning av styrning och kontroll

De kontroller som vi utför i vår verksamhet är bland annat mottagningskontroll samt att vi verifierar produktens egenskaper innan vi låter den ingår i våra interna processer.

8.4.2 Information till externa leverantörer

I våra avtal med leverantör framkommer det vilka kontroller som de skall utföra samt vilken kvalitetsnivå som vi förväntar oss få. Vi använder oss av branschanpassade kvalitetskriterier när vi anger kvalitetsnivå på produkten och dess egenskaper. När vi lägger ut en process hos en leverantör skall vi skriva in i avtalet vilka kontroller vi vill att dessa genomför eller att en särskild kvalitetsnivå skall ha uppnåtts. Sedan är det leverantörens skyldighet att leva upp till den nivå som vi kommit överens om.

8.5 Framställning av produkter och utförande av tjänster

8.5.1 Styrning och kontroll vid framställning av produkter och utförande av tjänster

Rutinbeskrivningar och kontroller ska enbart finnas över de arbetsmoment som kräver detta. Vi ska i så stor utsträckning som möjligt förlita oss på den kompetens som finns hos våra anställda. De ska följa arbetsordern och vid avslutat arbete görs en slutkontroll av den som utfört arbetet och vid behov av någon annan.

8.5.2 Identifikation och spårbarhet

Inkommande beställningar får med automatik ett specifikt ordernummer. På detta ordernummer kan man spåra (Order) från start till slut, (alla händelser sparas i systemet) via vårt (Affärssystem). På vårt lager förvarar vi produkten på uppmärkta hyllplatser. För varje beställd order vi får registreras en arbetsorder med tillhörande ordernummer. Via vårt (affärssystem) kan vi se vilket jobb som vi utfört till kund, när i tiden detta gjordes och vem som har utfört arbetet. Alla order måste kvitteras av mottagaren, denna kvittens sparas elektroniskt i vårt (Affärssystem). Här kan man också se vilken typ av order som våra kunder har beställt.

8.5.3 Kunders eller externa leverantörers egendom

I de fall vi hanterar kundens egendom handlar detta oftast om material. Vid ankomsten av kundens produkter skall en mottagningskontroll utföras. Är godset ej märkt skall det märkas så att det tydligt framgår att de tillhör kunden eller om det vårt. Produkten förvaras sedan på avsedd plats.

Demonterat material som skall återanvändas ska märkes och hanteras i likhet med nytt material.

Produkterna skall i tillämpbara fall hanteras enligt samma rutiner som det egna materialet, i övrigt så att skador ej uppstår. Blir produkten skadad eller innehåller felaktigheter skall den hanteras enligt avvikelserutin, märkas upp och omgående anmälas till kunden. Märkningen ska göras med (......... färg) som innefattar att materialet inte får användas.

När kund kräver det tecknar vi ett sekretessavtal som innebär att vi inte får lämna ut vissa uppgifter kring kund och vårt gemensamma projekt. Kundens egendom märks med kundens namn.

8.5.4 Bevarande

Det är vårt yttersta intresse att skydda vår och kundens egendom från skada eller annan påverkan för att våra produkter ska kunna hålla högsta möjliga kvalité. Material och maskiner ska hanteras med varsamhet så att skador undviks och i övrigt på ett sådant sätt att vi alltid håller en hög kvalitetsnivå.

All materiel skall hanteras, förvaras och packas med sunt förnuft. Materiel som kräver särskild hantering skall märkas, förpackas och hanteras för att tillgodose gällande krav. All materiel skall märkas med minst (objekt/kund, eventuell order samt datum och kontaktperson). Vissa av våra produkter är känsliga för fukt, kyla och solsken och därför hanteras och förvaras dessa produkter så att de inte utsätts för detta. Vid förvaring säkras och skyddas material och produkter som är känsliga för väder.

Referens

Kundens och leverantörens instruktion

8.5.5 Aktiviteter efter leverans

Produkter gentemot konsumenter lämnar vi garanti på enligt gällande lagstiftning. I samband med försäljning till kund framkommer vilka garantivillkor som vi lämnar.

Vår reklamationshantering följer de direktiv som går att utläsa i våra garantiåtaganden. Vi har tagit fram en rutin för reklamationer som vi följer vid reklamationsärenden. Ärenden gentemot företag hanterar vi enligt ingångna avtal. Finns inget avtal så kommer vi överens hur ärendet skall hanteras. Denna överenskommelse skall dokumenteras skriftligen.

Referens

Rutin – Reklamation

Garantivillkor

8.6 Frisläppning av produkter och tjänster

Allt som har beställts via vår inköpslista eller leverantörens orderblankett ska kontrolleras vid mottagande så att de ankommande varorna stämmer överens med beställningen. Om produkten är skadad eller något annat fel upptäcks ska detta noteras på följesedeln och signeras. Vid felaktig leverans upprättas en avvikelserapport för utredning.

Mottagningskontroll

Vid mottagningskontroll skall den inköpta varan kontrolleras mot inköp.

1. Kontroll ska ske mot fraktsedel att rätt antal produkter är levererade.

2. En visuell kontroll utföres för att kontrollera att produkterna är oskadade.

3. Produktmärkning kontrolleras.

4. Vid felaktig leverans ska en avvikelserapport skrivas. Kontakta (Ansvarig).

Spärrat gods

Om produkten är skadade eller något annat fel ska detta noteras på fraktsedeln och signeras och godset placeras på anvisad plats för spärrat gods.

Frisläppning av produkter och tjänster

Vid korrekt levererat gods ska följesedeln signeras av godsmottagaren. Följesedel lämnas till en ansvarig för inleverans. Saknas följesedel och inköp stämmer ekonomiansvarig av leveransen mot inkommen faktura.

8.7 Styrning och kontroll av avvikande processresultat

Avvikelser som inträffar ska vi åtgärda utan dröjsmål, så att inte kunden eller vi blir drabbade i onödan. Vilka avvikelser som ska lämnas in som en skriftlig rapport beror på avvikelsens nivå och dess betydelse för verksamheten.

Inlämning av avvikelse

Medarbetaren som upptäcker avvikelsen ansvarar för att (Medarbetare) får reda på avvikelsen, antingen muntligt eller skriftligt. För detta kan blanketten avvikelserapport användas.

Avvikelserapport skrivs, följande uppgifter ska finnas med; en beskrivning av avvikelsen och vilken korrigering som gjordes, vilken order det berör, kundnamn, vem som upptäckte felet och vem som lämnade in rapporten.

Reklamationer

Vid reklamation vill vi ha det skriftligt. I första hand försöker vi lösa det direkt med kunden. Om det är av större värde kontaktas försäkringsbolaget. Allt sparas i reklamationspärmen.

Utredning av avvikelse

Efter inlämnad avvikelse görs en utredning, för att ta reda på orsaken till avvikelsens uppkomst. Bedöm om avvikelsens korrigering är tillfredsställande. Förslag på förebyggande åtgärder ska tas fram. Kostnaden för avvikelsen ska uppskattas. Längre fram i tiden ska en uppföljning av avvikelsen genomföras. Berörda personer ska vara behjälpliga i det arbete som krävs för att utreda inlämnade avvikelser.

Referens

Avvikelsehantering

Se 10.2.1 Avvikelse och korrigerande åtgärd

8.8 Beredskap och agerande vid nödläge

Vi har genom miljöutredningen och riskanalysen kommit fram till att ___(brand)__________ och ___________ är de nödlägen som har störst risk att inträffa i vår verksamhet.

Agerande vid nödläge - Brand

Riskbedömning i verkstad, lager och övriga utrymmen i vår lokal.

Vi har ett avtal om brandskyddsarbete med (Företag), och skall genomföra brandövning enl. avtal, samt utbildning i släckning samt hjärt- och lungräddning.

Ansvarig

Kvalitet och miljöansvarig

Instruktion

Vid förändringar i vår lokal eller verksamhet identifierar vi tänkbara olyckor och nödlägessituationer för att kunna ha en beredskap att agera om någonting händer. Vi skall också om det är praktiskt möjligt genomföra regelbundna övningar av sådan beredskap.

Informationstavlan ger upplysningar om:

1. Var nödutgångar och återsamlingsplats finns

2. Viktiga telefonnummer

Vid brand skall:

1. Alla utrymma lokalerna och samlas på hänvisad plats

2. Brandkåren larmas, telefon 112

3. Om möjligt släcks branden med lämplig brandsläckare

Utsedd ansvarig kontrollerar att alla individer lämnat lokalen och möter brandkåren samt meddelar om någon saknas. (Här skriver man in vem som är den utsedda ansvariga och vem som ersätter denne då denne inte är på plats).

9 Utvärdering av prestanda

9.1 Övervakning, mätning, analys och utvärdering

9.1.1 Allmänt

Syfte är att fastställa principer för övervakning och mätning av kvalitets och miljöprestanda för betydande påverkan samt ansvaret för detta. För att övervaka manualens och dess lagefterlevnad finns ett system av mätningar. Dessa mätningar ska dokumenteras och dokumentationen ska sparas. Syftet är att övervaka påverkan genom att mäta och därmed kontrollera förhållanden som är direkt påverkande eller avspeglar påverkan.

9.1.2 Kundtillfredsställelse

Vi vet att våra kunder är det viktigaste vi har. Därför har vi som målsättning att ha kontakt med våra kunder kontinuerligt, så att de verkligen blir nöjda med våra tjänster. Utöver den kontinuerliga kontakten med våra kunder så genomför vi även en mätning över kundtillfredsställelsen för att få fram ett resultat som hjälper oss att förbättra vår verksamhet.

Undersökningen genomförs varje år och på särskilt utvalda kunder som är viktiga för vår verksamhets fortlevnad. Det är upp till företagsledningen att inför varje mätning ha fattat ett beslut rörande vilka kunder som anses viktiga och därmed ska ingå i mätningen.

Undersökningen sker genom att kunden får svara på några frågor om vår verksamhet och genomförs antingen genom att vi skickar ut en blankett eller att vi ställer frågorna över telefon eller vid möte med kund.

Sammanställning och analys av svaren sker sedan i vår årliga Kundtillfredsställelseundersökning.

Ansvaret för att genomföra kundtillfredsställelseundersökningen ligger på __________________.

Sammanställningen redovisas på ledningens genomgång.

Dokumentation

Sammanställningen förvaras i mappen ________________________.

Referens

Undersökningsenkät förvaras i mapp _____________________.

9.1.3 Analys och utvärdering

Det är viktigt för oss att vi analyserar all den information som samlas in från bland annat kunduppföljningar, leverantörsbedömningar, avvikelserapporter och interna revisioner. Att analysera information är en viktig del i vårt förbättringsarbete. Kvalitets – och miljöansvarig sammanställer resultatet från de olika områdena och sammanställning och underlag till denna analys ska överlämnas till ledningen som sedan utarbetar förslag till eventuella åtgärder för att förbättra vår verksamhet.

Referens

Leverantörsbedömning, Kundtillfredsställelse, reklamationer, utbildningar, internrevision, SWOT-analys.

9.2 Intern revisionsprogram

(Medarbetare) har ansvaret för att upprätta ett revisionsprogram och se till att det avsätts den tid och de resurser som krävs för att våra interna revisioner ska kunna genomföras effektivt och på ett verkningsfullt sätt. Vi ska delta aktivt och vara behjälpliga så att den som är revisor får den information och hjälp som krävs för att revisionen ska få den effekt som den avser att vara.

Krav på intern revisor

Väl insatt i företagets ISO-system för ISO 9001:2015 & ISO 14001:2015

Har utbildning eller motsvarande kompetens inom ISO 9001:2015 & ISO 14001:2015

Har genomgått företagets revisionsutbildning eller motsvarande

Syfte med internrevision

Nyttan med våra interna revisioner är att ständigt förbättra oss. Efter vår interna revision ska vi därför känna till ifall vi arbetar på det sätt som är tänkt och om det finns förbättringsmöjligheter. Dessa identifierade förbättringsmöjligheter ska sedan ligga till grund för kvalitets- och miljömål och de projekt som vi avser driva i vårt arbete för ständig förbättring.

Utförande av internrevision

Vår internrevision genomförs genom en kontroll av det som står i vår manual och hur vi arbetar i praktiken. Krav i ISO 9001:2015 & ISO 14001:2015 ska även beaktas men ej vara det centrala i revisionen då kravet på att dessa uppfylls ska kontrolleras av extern revisor.

Dokumentation

I samband med internrevision ska lämplig dokumentation färdigställas i form av revisionsrapporter, förbättringsmöjligheter och revisionsprogram.

Dokumentationen förvaras i mappen __________________________.

9.3 Ledningens genomgång

9.3.1 Allmänt

En gång per år ska vi genomföra ledningens genomgång. Vid ledningens genomgång tar vi viktiga beslut i vår kvalitets och miljöarbete, bland annat tar vi fram aktivitetsplanen för nästkommande år. Genom dessa schemalagda aktiviteter säkerställs det att alla väsentliga mål, behov och krav lyfts fram, tillgodoses och genomförs.

9.3.2 Underlag för ledningens genomgång

Vid ledningens genomgång använder vi en agenda framtagen för ledningens genomgång. Mötet ledningens genomgång skall dokumenteras och protokollet skall arkiveras enligt våra dokumentationsrutiner. Följande befattningsinnehavare bör närvara på ledningens genomgång och en kallelse skickas ut i förväg av kvalitetsansvarig.

Närvarande på ledningens genomgång:

· Kvalitetsansvarig

· Miljöansvarig

· VD

· Produktionschef

· Exempel

· Exempel

9.3.3 Resultat av ledningens genomgång

Protokollet kan läsas via nätverket och är tillgängligt för (exempelvis, samtliga anställda).

Dokumentation

Protokollet förvaras i mapp __________________________.

Mall Agenda förvaras i mapp _________________________.

10 Förbättringar

10.1 Allmänt

Vi har som målsättning och krav på oss att följa manualens beskrivningar och alla inom företaget uppmanas att komma med förslag på förbättringar. Företagsledningens ansvar att ta till sig av resultatet från revisioner, ledningens genomgång så att dessa förslag till förbättringar förverkligas i verksamheten. Målsättningen för oss är att vi ska arbeta åt samma mål, alltså att företaget ska vara en bra arbetsplats med god ekonomisk ställning.

10.2 Avvikelse och korrigerande åtgärd

10.2.1 Avvikelse och korrigerande åtgärd

Syftet med detta dokument är att fastställa rutiner för att vidta åtgärder för att mildra negativ kvalitets eller miljöpåverkan av avvikelser och utreda dem och genomföra korrigerande åtgärder samt tillhörande ansvar och befogenheter.

Åtgärder vid inträffad avvikelse

1. En medarbetare som upptäcker en avvikelse inom sitt ansvarsområde skall vidta åtgärder för att motverka avvikelsen.

2. Vid en nödlägessituation skall rutinerna för nödlägessituation startas.

3. Vid en avvikelse som pågår och som har betydande kvalitets eller miljöpåverkan skall kvalitets och miljöansvarig informeras och samråd äga rum för att effektivast mildra konsekvenserna av inträffad avvikelse.

4. Vid en avvikelse som leder till betydande kvalitets eller miljöpåverkan ska korrigerande åtgärd göras av ansvarig medarbetare

Vidareinformation

Är avvikelsen av sådan karaktär att information bör ske till anställda, omgivning eller myndighet, skall kvalitets och miljöansvarig handlägga denna situation i samråd med VD.

Utredning efter inträffad avvikelse

1. Så snart som möjligt efter inträffad avvikelse ska utredning göras av orsaker till avvikelsen och därefter ska korrigerande och förebyggande åtgärder vidtas

2. Utredningen och åtgärder dokumenteras enligt blankett avvikelse från manual

korrigerande och förebyggande åtgärd

3. Åtgärder skall vidtas för att förhindra ett upprepande. Vid smärre avvikelser bedömer medarbetare själv vilka åtgärder som skall vidtas men vid mer omfattande avvikelser i samråd med kvalitets och miljöansvarig.

Uppföljning

Efter inträffad avvikelse är det särskilt viktigt att följa upp vidtagna korrigerande åtgärder t ex vid nästa internrevision, ledningens genomgång, personalmöten etc.

10.2.2 Dokumentation

Utredningen dokumenteras på blankett avvikelserapport. Ansvarig medarbetare för området åtgärdar avvikelsen. Kvalitets och miljöansvarig förvarar sedan dokumentet på avsedd plats.

Dokumenterade avvikelser förvaras i mappen _______________________.

Sammanställning över avvikelser förvaras i mappen ____________________.

Referens

Blankett mall avvikelserapport förvaras i mapp _________________________.

10.3 Ständig förbättring

Genom vårt kontinuerliga arbete med kundtillfredsställelse, leverantörsbedömning och avvikelserapportering får vi fram viktig information om var vi behöver lägga ner tid och resurser på förbättringar. På internrevisioner, externa revisioner och vid kontroller i vårt dagliga arbete får vi också fram förbättringsförslag som vi kan arbeta med. Vi har som målsättning och krav på oss att vi följer manualens beskrivningar och kommer med förslag på förbättringar i våra olika rutiner. Det är slutligen företagsledningens ansvar att se över de idéer som läggs fram för att ständigt förbättra verksamheten.

Vi har en förslagslåda där våra medarbetare kan skriva in sina förbättringsförslag.

Aktiviteter, tidsplan och resursbehov för att kunna genomföra förslaget gås igenom och en tid efter genomförandet utvärderar vi resultatet av den införda förbättringen samt kostnaden. Att medarbetarna är delaktiga och själva kommer med idéer till förbättring ökar deras motivation att fortsätta att arbeta åt samma mål, vilket stämmer överens med vår målsättning att företaget ska vara en bra, trivsam arbetsplats med god ekonomisk ställning.

Referens

Ledningens genomgång