Personuppgiftspolict för Ecosure Sverige AB

Version: 0.1

Senast uppdaterad: 2022-05-13

Ansvarig: Anders Kempe

Personuppgiftspolicy

Din integritet är viktig för oss och vi ansvarar för den personliga information som du förser oss med. Denna policy beskriver hur vi behandlar, lagrar och hanterar dina personuppgifter när du är anställd hos oss. Den beskriver också dina rättigheter och hur du kan göra dem gällande. Det är viktigt att du tar del av och förstår integritetspolicyn och känner dig trygg i vår behandling av dina personuppgifter.

Ansvarig för hantering av personuppgifter

Anders Kempe är personuppgiftsansvarig för den behandling av personuppgifter som beskrivs i den här policyn.

Hur får vi tillgång till personuppgifterna?

Vi samlar in personuppgifter som du lämnar till oss i samband med att du ingår ett anställningsavtal. Vi samlar också in personuppgifter som du lämnar till oss löpande den tid du är anställd hos oss för att förvalta din anställning.

Vilka personuppgifter behandlar vi?

Följande kategorier av personuppgifter kan vi komma att behandla:

• Kontaktuppgifter såsom namn, adress, e-postadress och telefonnummer

• Identitetsuppgifter såsom personnummer och organisationsnummer

• Ekonomiska uppgifter såsom bankkontonummer och andra bankrelaterade uppgifter

• Arbetsrelaterade uppgifter såsom anställningsuppgifter, ansökningar och CV

• Prestationsrelaterade personuppgifter såsom utvecklingssamtal och utbildningar

• Känsliga uppgifter såsom facktillhörighet och hälsa

• Anhörigas personuppgifter såsom namn och kontaktuppgifter

• IT-relaterade personuppgifter såsom användarnamn och lösenord.

Hur behandlar vi dina personuppgifter?

Vi behandlar dina personuppgifter främst för att fullfölja våra förpliktelser mot dig enligt anställningsavtal och lagstiftning. Vår utgångspunkt är att inte behandla fler personuppgifter än vad som behövs för ändamål, och vi strävar alltid efter att använda de minst integritetskänsliga uppgifterna. Nedan följer information om vilka personuppgiftbehandlingar som finns.

Upprätta anställning

Vi behandlar dina personuppgifter genom att vi registrerar din personliga information i företagets system så att du blir anställd. Personuppgifter vi hanterar i denna behandling är kontaktuppgifter, identitetsrelaterade personuppgifter, anhörigas personuppgifter, arbetsrelaterade personuppgifter, ekonomiska personuppgifter samt IT-relaterade personuppgifter.

Förvalta och utveckla anställning

Vi behandlar dina personuppgifter för att vi ska fullgöra våra skyldigheter som arbetsgivare under tiden du är anställd. Vi behandlar också dina personuppgifter i samband med din kompetensutveckling. Personuppgifter vi hanterar i denna behandling är generella personuppgifter, identitetsrelaterade personuppgifter, arbetsrelaterade personuppgifter, ekonomiska personuppgifter, känsliga personuppgifter, samt prestationsrelaterade personuppgifter.

Systemtillgång

Vi behandlar dina personuppgifter för att upprätta åtkomst till system och arbetsverktyg för att du ska kunna utföra dina arbetsuppgifter. Personuppgifter vi hanterar i denna behandling är kontaktuppgifter, identitetsrelaterade personuppgifter samt IT-relaterade personuppgifter.

Lönehantering och lönerevision

Vi behandlar din personuppgifter för att betala ut lön under tiden du är anställd samt för att genomföra lönerevision. Personuppgifter vi hanterar i denna behandling är kontaktpersonuppgifter samt ekonomiska personuppgifter.

Sjukskrivning och rehabilitering

Vi behandlar dina personuppgifter i samband med sjukskrivning för att reglera lön, eventuellt anpassa arbetsuppgifter efter din förmåga samt för att fullfölja det rehabiliteringsansvar som är ålagt oss som arbetsgivare. Personuppgifter vi hanterar i denna behandling är kontaktuppgifter, ytterligare personuppgifter, identitetsrelaterade personuppgifter, arbetsrelaterade personuppgifter, ekonomiska personuppgifter samt känsliga personuppgifter.

Vilken rättslig grund har vi för våra personuppgiftsbehandlingar?

Vi behandlar dina personuppgifter för att kunna utföra våra förpliktelser gentemot dig som anställd och då med stöd anställningsavtalet. När det gäller personuppgiftsbehandlingar för att fullgöra våra förpliktelser enligt arbetsrättslig lagstiftning, är den rättsliga grunden rättslig förpliktelse.

När det gäller vår behandling om dina närmast anhöriga så grundar sig den behandlingen vårt berättigade intresse. Vårt intresse som arbetsgivare av att informera dina anhöriga i fall av arbetsplatsolycka eller sjukdom väger tyngre än de anhörigas intresse av att inte få sina personuppgifter behandlade för detta ändamål.

Hur länge lagrar vi dina personuppgifter?

Vi sparar dina personuppgifter så länge de är nödvändiga för det ändamål de samlades in. Vissa personuppgifter sparas under en längre tid exempelvis för att uppfylla krav från arbetsrättslig lagstiftning och bokföringslagen. När ändamålen med behandlingarna är uppfyllda och lagringstiden löpt ut raderas dina personuppgifter på ett säkert sätt eller anonymiseras så att det inte längre går att koppla dem till dig.

Vilka delar vi personuppgifter med?

Vår utgångspunkt är att inte lämna ut registrerades personuppgifter till utomstående om den registrerade inte har samtyckt till det eller om det inte är nödvändigt för att uppfylla våra förpliktelser enligt avtal eller lag. I de fall vi lämnar ut personuppgifter till utomstående säkerställer vi att personuppgifterna behandlas på ett betryggande sätt.

• Tjänsteleverantörer

För att uppfylla ändamålen med vår behandling av dina personuppgifter och för att uppfylla de krav som vi är skyldiga såsom företag delar vi personuppgifter med företag som tillhandahåller tjänster till oss. Dessa företag får endast behandla personuppgifter enligt det personuppgiftsbiträdesavtal som tecknas med företaget och enligt de instruktioner som de får i samband med detta. De får inte använda dina personuppgifter för egna ändamål och de är skyldiga enligt lag och avtal att skydda dina personuppgifter. En tjänsteleverantör får inte dela dina personuppgifter med tredje part eller underleverantör utan att vi godkänner detta.

• Myndigheter
  Vi kan lämna nödvändig information till myndigheter om vi är skyldiga enligt lag att göra det. Denna information kan omfatta dina personuppgifter. I samband med en rättstvist kan det vara aktuellt att även överföra information som kan innehålla personuppgifter till övriga parter i tvisten.

Hur skyddas dina personuppgifter?

Vi skyddar dina personuppgifter genom en kombination av tekniska och organisatoriska lösningar. Vi har vidtagit särskilda säkerhetsåtgärder för att skydda dina personuppgifter mot olovlig eller obehörig åtkomst. Vi utarbetar rutiner och arbetssätt för att dina personuppgifter ska hanteras på ett säkert sätt. Endast de personer som faktiskt behöver behandla dina personuppgifter för sina arbetsuppgifter har tillgång till dem.

Dina rättigheter

Som registrerad hos oss har du följande rättigheter:

• Du har rätt att begära ett registerutdrag där du kan se vilka personuppgifter vi har om dig.

• Du har rätt att begära rättning om vi har en felaktig eller ofullständig personuppgift registrerad om dig.

• Du har rätt att få dina personuppgifter raderade under dessa förutsättningar:

– Uppgifterna behövs inte längre för det ändamål de samlades in.

– Om uppgifterna sparas med ditt samtycke och du återkallar samtycket.

– Om behandlingen grundar sig på en intresseavvägning och det inte finns berättigade skäl som väger tyngre än ditt intresse.

– Om personuppgifterna har behandlats olagligt.

– Om radering krävs för att uppfylla en rättslig skyldighet.

– Om du invänder mot behandling för direktmarknadsföringsändamål.

Rätten att få personuppgifter raderade gäller inte om vi är skyldiga enligt lag (t ex bokföringslagen) att behålla uppgifterna.

• Du har rätt till dataportabilitet (rätt att få dina personuppgifter flyttade) under förutsättning att den rättsliga grunden är samtycke eller avtal och det du kan få ut är personuppgifter som rör dig, som du själv tillhandahållit eller som genererats av dina handlingar/aktiviteter.

• Du har rätt att begära att behandlingen av dina personuppgifter begränsas. Om du begär en begränsning av din behandling av personuppgifter kan det dock medföra att vi inte kan uppfylla våra eventuella skyldigheter gentemot dig under den tid som begränsningen är gällande.

• Du har rätt att invända mot en personuppgiftsbehandling som har intresseavvägning som rättslig grund. För att vi ska kunna fortsätta med den aktuella behandlingen behöver vi kunna visa ett tvingande berättigat skäl för behandlingen som väger tyngre än dina intressen, rättigheter eller friheter. I annat fall får vi bara behandla uppgifterna för att fastställa, utöva eller försvara rättsliga anspråk.

• Du har alltid rätt att invända mot att dina personuppgifter används för direkt marknadsföring. Görs en invändning mot direkt marknadsföring, får personuppgifterna inte längre behandlas för sådana ändamål.