Personalhandbok

Syftet med Ecosures personalhandbok är att beskriva de rättigheter och skyldigheter som bolaget och medarbetaren har gentemot varandra. Personalhandboken utgör även ett regelverk för hur rutiner fungerar inom bolaget. Dessutom ingår riktlinjer för den anställdes vardag som medarbetare i Ecosure.

Huvudansvarig för dokumentet är Anders Kempe. Ansvaret är sedan delegerat till den person som är ansvarig för aktuellt arbetsområde. Personalansvarig uppdaterar personalhandboken kontinuerligt. Det är alla medarbetares skyldighet att känna till vilken information som finns i personalhandboken och ta del av de kontinuerliga ändringarna.

Om du som medarbetare har synpunkter på personalhandboken, kontakta Anders Kempe.

1.2 Avgränsningar

Personalhandboken behandlar generella regler för Ecosure. Individuella medarbetares överenskommelser regleras i medarbetarens anställningsavtal. Gällande anställningsavtal och lagstiftning ersätts inte av detta dokument.

2. Företagskultur

Att arbeta hos Ecosure innebär ett ansvar. Ett ansvar att hålla våra kundlöften, att arbeta aktivt med ständiga förbättringar och samtidigt bidra till en öppen och inkluderande företagskultur.

Ecosure vet att alla människor är olika och att det är en styrka att ha mångfald bland anställda i alla positioner. Vi vill genom bra rutiner säkerställa jämlikhet, jämställdhet och lika möjlighet till anställning och utveckling i vårt bolag.

Det är naturligt på Ecosure att alla anställda är en del av sin egen utveckling såväl som företagets utveckling. Vi vill genom bra rutiner säkerställa en lärande kultur där vi kontinuerligt utvecklas som leverantör till våra kunder och som arbetsplats för alla anställda.

3. Personalförteckning

Hos HR-ansvarig finns alltid en aktuell personalförteckning. Varje medarbetare ansvarar för att uppdatera HR-ansvaring med eventuella förändrade adressuppgifter etc.

för att försäkra att exempelvis administration av löner fungerar.

4. Anställning

4.1 Anställningsavtal

I samband med anställningen på Ecosure upprättas ett anställningsavtal. Avtalet utfärdas i två exemplar: ett till medarbetare och ett till bolaget. I anställningsavtalet

står anställningsvillkoren.

4.2 Anställningsform

Medarbetare inom Ecosure är anställd enligt någon av följande anställningsformer:

provanställd, projektanställd, timanställd eller tillsvidareanställd.

4.3 Konkurrerande anställning

Medarbetaren får ej utföra arbete eller uppdrag direkt eller indirekt eller driva egen ekonomisk verksamhet, som konkurrerar med bolaget. Medarbetaren får ej heller

åtaga sig uppdrag eller bedriva verksamhet som kan inverka negativt på fullgörandet av dennes tjänst. Om medarbetaren avser att åta sig uppdrag eller bisyssla av mer

omfattande slag, skall denne först inhämta medgivande från ansvarig chef.

4.4 Närmaste anhörig

Varje medarbetare ska meddela ansvarig chef sin närmaste anhörig samt vilket telefonnummer denna person nås på dagtid och kvällstid. Detta för att bolaget snabbt

ska kunna kontakta närmaste anhörig om det skulle hända medarbetaren något under arbetstid.

4.5 Arbetstider

Ordinarie arbetstid på Ecosure är 40 timmar vecka, 08.00-17.00. Anställda på Ecosure har möjlighet att själva påverka sin arbetstid inom bestämda ramar genom så kallad flextid. Flextid står för flexibel arbetstid och innebär att den anställde inom vissa givna tidsramar själv får bestämma över förläggningen av den ordinarie arbetstiden.

Flextid medges under förutsättning att det är möjligt avseende kundåtagande eller överenskommelse med ansvarig chef.

Ramen för flextid innebär att den anställde börjar 07:00 – 09:00 på morgonen och slutar 15:30 – 17:30. Ex; om man börjar 08:30 så slutar man 17:30.

Fikaraster och dylikt ingår i arbetstid. Se nedan för en lista av speciella dagar.

4.6 Arbetsfria dagar

Nyårsdagen Arbetsfri
Trettondag jul Arbetsfri
Långfredag Arbetsfri
Annandag påsk Arbetsfri
1: a maj Arbetsfri
Kristi Himmelsfärd dag Arbetsfri
Sveriges nationaldag 6 juni Arbetsfri
Midsommarafton Arbetsfri
Julafton Arbetsfri
Juldagen Arbetsfri
Annandag Jul Arbetsfri
Nyårsafton Arbetsfri

5. Restid

Restid till och från arbetet är inte betald arbetstid om inte annat har överenskommits i anställningsavtal eller med ansvarig chef.

5.1 Tidrapportering

Tidrapportering kan ske under hela eller delar av arbetstiden. Anställd rapporterar i dessa fall sin tid enligt rutin med närmaste chef.

5.2 Frånvarorapportering

Tillfällig frånvaro skall rapporteras till närmaste chef. Frånvaro kan exempelvis vara tjänstledighet, sjukdom eller föräldraledighet. Planerad frånvaro skall vara godkänd av närmaste chef. Frånvaro rapporteras även på tidrapporten och regleras månadsvis på lön i efterskott. Vid sjukdom längre än sju dagar skall läkarintyg uppvisas/skickas till närmaste chef. Medarbetaren ska även meddela deltidsfrånvaro om han/hon exempelvis går ner till 75% på grund av föräldraledighet med minst två månader framförhållning.

6. Lön

Grundlönen är individuellt anpassad efter den anställdes erfarenhet, ansvarsområde, etc. och regleras i medarbetarens anställningsavtal.

Löneutbetalning sker den 25:e varje månad.

6.1 Bonus & provision

Regler för bonus och provision beslutas av företagsledningen och regleras i medarbetarnas anställningsavtal

6.2 Övriga ersättningar

Övriga ersättningar ska alltid specificeras av medarbetaren och godkännas av närmaste chef innan utbetalning av personalavdelningen. För att utbetalning ska ske, ska behörig chef skriftligen meddela personalavdelningen om ersättningen.

7. Förmåner

7.1 Friskvård

Ecosure uppmuntrar alla anställda att utöva friskvård. Alla medarbetare erbjuds Friskvårdsbidrag enligt Skatteverkets regler. Maxbeloppet för bidraget är 5000 kronor

årligen. Medarbetare äger ej rätt att plocka ut friskvårdsbidrag under uppsägningstid.

8. Semester

Medarbetarens semesterrätt regleras i medarbetarens anställningsavtal. Intjänandeår, semesterår och kalenderår sammanfaller och är identiska. Betald semester beräknas på antal kalenderdagar som anställningen varat under året. Semesterledighet ska inplaneras i god tid och om möjligt tas ut före december månads utgång aktuellt år. Dagar som inte tagits ut aktuellt år flyttas över till nästa år och kallas sparade.

Vid årets början får man tillgång till hela semesterrätten, oavsett om man arbetat föregående år eller inte. Det innebär att en nyanställd på Ecosure som börjar 1 januari har 25 semesterdagar att ta ut under året. En nyanställd som börjar 1 juli har 10 semesterdagar att utnyttja. Börjar man 1 oktober har man 6 semesterdagar osv.

Ovanstående exempel är beräknade på 25 dagars semesterrätt. Man har också rätt att ta ut obetalda semesterdagar om de betalda semesterdagar man har inte räcker

till.

Avslutar man sin anställning mitt under året blir man återbetalningsskyldig om man har tagit ut fler dagar än man tjänat in under året. Detta avräknas i första hand mot

eventuella sparade semesterdagar och regleras på slutlönen.

8.1 Semesterlön

Semesterlön innebär att när du tar ut semester, får du ut din ordinarie månadslön som vanligt och dessutom får du ett lönetillägg (semestertillägg) för det antalet

semesterdagar som du tar ut under den aktuella månaden.

8.2 Semesteruttag

Alla medarbetare har rätt att få ut en sammanhängande semester om minst 4 veckor under juni tom augusti om inte annat avtalats. Semester får inte förläggas till

uppsägningstid om inte överenskommelse träffats mellan bolaget och medarbetaren.

8.3 Semesterlönegrundande frånvaro

Enligt gällande lagstiftning.

8.4 Sparad semester

Medarbetaren har rätt att spara de semesterdagar som överskrider antalet 25, om han/hon inte tar ut de under året. Medarbetaren får “spara” semesterdagarna i högst

5 år. Semesterdagar som inte tas ut under semesteråret men överskrider ”sparande-gränsen” utbetalas efter semesterårskifte.

8.5 Sjuklön

Medarbetaren har under de första 14 dagarna av en sjukperiod en lagstadgad rätt till sjuklön från arbetsgivaren. För sjukfrånvaro som pågår längre tid än 14

kalenderdagar betalas sjukpenning från försäkringskassan från och med dag 15 enligt lagen om allmän försäkring.

För att sjuklön ska betalas ut av arbetsgivaren ska medarbetaren lämna in ett läkarintyg från och med åttonde sjukdagen. Detta läkarintyg ska visa graden av arbetsoförmåga och sjukdomstidens längd. Sjuklön baseras på grundlön.

Läkarintyget skall du skicka till din närmsta chef. Läs mer på Försäkringskassans hemsida: http://www.forsakringskassan.se/

8.6 Föräldrapenning

Du hittar reglerna på Försäkringskassans hemsida: http://www.forsakringskassan.se/

8.7 Permission/ tjänstledighet med betalning

Med permission avses kort ledighet med bibehållen lön under högst en dag.

Permission beviljas av närmaste chef. Permission är gällande för:

Blodgivning
Läkarbesök
Tandläkarbesök
Hastigt insjuknande inom familjen
Dödsfall, begravning nära anhörig

8.8 Andra tjänstledigheter

Medarbetaren har rätt till ledighet för studier. Tidpunkt för ledighet ska dock ske i överenskommelse mellan medarbetaren och Ecosure. Ecosure har rätt att skjuta på ledigheten om den innebär problem för verksamheten. Ecosure ska då ange skälet för uppskovet till medarbetaren.

8.9 Vård av närstående

En medarbetare har rätt att vara ledig från arbetet för att vårda en nära anhörig (se avsnitt permission/tjänstledighet med betalning) som är svårt sjuk. En förutsättning för ledigheten är att den anställde får närstående-penning från försäkringskassan.

8.10 Vård av barn/ föräldraledighet

Det finns två slags föräldrapenning, föräldrapenning när medarbetaren får barn och tillfällig föräldrapenning när barnet är sjukt. Medarbetare som blir pappa kan ta ut 10 pappadagar när han får barn utöver vanlig föräldrapenning.

Föräldraledighet skall planeras i samråd med Ecosure, en längre föräldraledighet på mer än två veckor skall meddelas närmsta chef med minst två månaders varsel.

9. Försäkringar

9.1 Företagsförsäkring

Ecosure har för närvarande en företagsförsäkring via [Länsförsäkringar]

Denna försäkring innefattar:

- Tjänstegrupplivförsäkring (TGL) ??

- Olycksfallsförsäkring dygnet runt ??

- Sjukvårdsförsäkring ??

- Sjukförsäkring (även kallad sjukpension) ??

9.2 Pensionsförsäkringspolicy

Ecosures medarbetare erbjuds pensionsförsäkring enligt reglerna för ITP1 (Industrins och handelns tilläggspension). ITP1 beräknas på den lön som ska vara pensionsgrundande. Avgiften (premien) är ?? procent på kontant utbetald bruttolön varje månad upp till ?? inkomstbasbelopp. Har du lön som överstiger detta belopp betalar arbetsgivaren 30 procent i pensionsavgift för denna del.

10. Utveckling

10.1 Introduktion

Varje chef har som ansvar att den nyanställde får den information som hen behöver vid anställningens början. Denna introduktion hålls antingen av närmaste chef eller VD. Närmaste chef ansvarar för att den nya medarbetaren tilldelas den arbetsutrustning som hen behöver för att kunna utföra sina arbetsuppgifter.

10.2 Utvecklingssamtal

Utvecklingssamtal mellan chef och medarbetare ska genomföras minst en gång per år. Samtalet sker mellan närmaste chef och medarbetare.

10.3 Utbildning

Ecosure uppmuntrar utbildning och utveckling inom yrkesområdet. Vi har ingen fast individuell utbildningsbudget per år, utan utgår från önskemål och utvecklingsbehov identifierat under utvecklingssamtal.

Utbildningsinsatser ska komma i rätt tid och vara behovsanpassade. Utbildning kan ske i olika former, såsom egna studier, kurser, handledning under uppdrag, seminarier m.m.

11. Ersättningar

11.1 Resekostnader

Resor i tjänsten skall planeras så att de passar både medarbetaren och det aktuella syftet. Resor ska planeras så att det ekonomiskt mest fördelaktiga alternativet kan erbjudas. Respektive medarbetare är i huvudsak ansvarig för denna planering. Resor mellan kund och kontor och mellan kunder är att betrakta som tjänsteresor. Resor mellan hemmet och kund/kontor är ej att betrakta som tjänsteresor. Resor i tjänsten utförs i första hand med företagsbil och ersättning för utlägg relaterat till företagsbilen ersätt mot inlämnande av utläggsredovisning. Tjänsteresor med egen bil utgår med det skattefria beloppet årligen beslutat av Skatteverket och i samråd med ansvarig chef.

11.2 Utlägg

Alla utlägg relaterade till verksamheten ska lämnas in till närmaste chef inom tre månader för utbetalning. Utlägg mer än 3 månader gamla ersätts inte. Reseräkningar ska vara underskriven av medarbetarens närmaste chef, samt ha aktuell medarbetares egen underskrift. Med reseräkningen ska alla kvitton bifogas.

På reseräkningen/kvittot ska följande information specificeras:

Inköpsställe
Datum
Vara
Momsbelopp och organisationsnummer (be om skrivet kvitto).
Syfte med inköpet
Kunduppdrag (om applicerbart)

11.3 Traktamenten

Traktamente utgår enligt de statliga normerna vid övernattning och resa i tjänsten om inte annat har överenskommit mellan medarbetaren och närmaste chef. I samband med uttag av traktamente ska medarbetare även redovisa fria måltider i samband med tjänsteresan och avgångs/ankomst tidpunkter för resan på reseräkningen. Dagtraktamente utgår ej.

11.4 Parkering

Parkering som uppkommer vid tjänsteresor ersätts mot parkeringsbiljett. Parkeringsavgift vid arbetsplats där huvuddelen av arbetstiden läggs, ersätts inte. För att ersättning ska utgå måste kvittot specificeras med var bilen parkerats och av vilken orsak exempelvis kundbesök.

11.5 Representation

Representation ska ha ett direkt samband med en affärshändelse. All representation ska godkännas av närmaste chef. Vid representation skall restaurangnotan bifogas. Det är viktigt att det i specifikationen anges vilka personer som var närvarande, vilket/vilka företag som fanns representerade och vilket syfte representationen hade.

11.6 Trängselskatt

Arbetsgivaren betalar inte trängselskatt för den anställdes privatbil i tjänst.

12. Uppsägning

Vid avslutande av anställning åligger det närmaste chef att samla in den arbetsutrustning som tillhör bolaget. Medarbetaren ska inlämna eventuella nycklar, passerkort och larmkoder. Det åligger närmaste chef att genomföra ett så kallat avslutningssamtal, där medarbetarens åsikter om Ecosure ventileras. Generella slutsatser dras för att kunna göra Ecosure till en ännu bättre arbetsgivare.

12.1 Formell Uppsägning

Medarbetarens egen uppsägning ska inlämnas skriftligt till närmaste chef eller vd, för att undvika tvist huruvida uppsägning har skett eller ej.

13. Information om rehabilitering

Varje arbetsgivare har enligt arbetsmiljölagen skyldighet att organisera sitt arbete med rehabilitering och arbetsanpassning på ett lämpligt sätt. Arbetsgivaren ska ansvara både för att rehabiliteringsbehovet utreds och att åtgärder snabbt kommer igång. En rehabiliteringsutredning måste göras när medarbetaren har varit sjuk mer än fyra veckor i följd eller haft upprepad korttidsfrånvaro. Rehabiliteringen på arbetsplatsen ska anpassas till den enskildes behov.

14. Sekretess

Medarbetaren är skyldig att iaktta fullständig tystnadsplikt angående bolaget och dess förhållanden, samt angående klienter och klienternas förhållanden som medarbetaren får tillgång till i samband med utförande av sitt arbete. Tystnadsplikten skall omfatta alla typer av information såsom affärshemligheter, tillverkningshemligheter, källkod, patenträtter, upphovsrätter, adressförteckningar, priser, offerter, kalkyleringsmetoder etc. Tystnadsplikten gäller under anställningstiden.

15. Datorsäkerhet

Följande riktlinjer gäller för datorsäkerheten:

Lösenord är personligt och ska inte lämna ut till annan person.
Lösenordet ska vara långt och bestå av olika versaler och bokstäver.
Alla som arbetar vid en arbetsstation ska se till att skärmen släcks ner och spärras om man lämnar sin arbetsplats.
Vid nedladdning av material från Internet måste säkerheten beaktas avseende virus och olämpligt material.
Datafiler från okända avsändare får inte öppnas, utan måste omgående raderas.
Hårddiskkryptering skall aktiveras på enheter där detta stöds.

16. Arbetsredskap

16.1 Telefonpolicy

Mobiltelefoner köps in av Ecosure vid behov. Telefonerna är arbetsredskap och ska användas som en sådan. Mobiltelefonerna ska om möjligt hållas påslagna under kontorstid. Om din mobiltelefon blir stulen, om du byter nummer eller spärrar din telefon etc., meddela närmsta chef, så att det alltid finns uppdaterade mobil-telefonlistor.

16.2 Datorer

Alla medarbetare ska ha tillgång till en dator/surfplatta för sitt arbete. Dator, mjukvara och tillbehör beställs efter godkännande IT- ansvarig. Beroende på arbetsuppgifter anpassas hård- och mjukvara på datorn till tjänsten

16.3 Nätverk

Internetpolicy

Datorresurser, datornät, kringutrustning och konton ägs och drivs av Ecosure för användning i verksamheten. All annan verksamhet är enbart tillåten när den ordinarie användningen inte störs, inte står i strid med Ecosure:s föreskrifter eller gällande lagstiftning.

17. Miljöpolicy

Vi har ett processbaserat ledningssystem för miljö. se Rutiner för mer information

18. Personuppgiftspolicy

Din integritet är viktig och Ecosure ansvarar för den personliga information som du förser oss med. Ecosure:s personuppgiftpolicy beskriver hur dina personuppgifter hanteras när du är anställd hos oss. Personuppgiftpolicyn går att läsa under Rutiner

Page updated

Google Sites

Report abuse